Ihr KI-Telefonsekretariat nimmt Anrufe entgegen, bucht Termine direkt in Ihren Kalender und entlastet Ihr Team – auch außerhalb der Geschäftszeiten
Jeder verpasste Anruf ist ein potenzieller Auftrag, der zur Konkurrenz geht
Während Sie beim Kunden sind, rufen 3 neue Interessenten an. Keiner hinterlässt eine Nachricht. Alle drei gehen zur Konkurrenz.
Ständig klingelt das Telefon, um Termine zu vereinbaren oder umzubuchen. Das unterbricht Ihre Arbeit und kostet wertvolle Zeit.
Um 18 Uhr ruft ein Kunde mit einem dringenden Anliegen an. Ihr Betrieb ist geschlossen. Am nächsten Tag hat er bereits woanders angerufen.
Gerade in ruhigeren Zeiten wäre jeder Auftrag wichtig. Aber wenn niemand ans Telefon geht, bleiben die Lücken im Kalender.
„Haben Sie noch Termine frei?" – „Was kostet das?" – „Wie sind Ihre Öffnungszeiten?" Zeit, die Sie produktiver nutzen könnten.
Situation: Herr Müller ruft um 17:30 Uhr an – er hat ein Wasserleck und braucht dringend Hilfe.
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Ohne KI-Telefon: Mailbox. Herr Müller probiert 3 andere Betriebe, bis jemand rangeht. Auftrag weg.
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Mit KI-Telefon: Das System nimmt den Anruf entgegen, fragt nach Details und bucht direkt den nächsten freien Termin – auch außerhalb der Geschäftszeiten. Sie erhalten eine Zusammenfassung per E-Mail. Auftrag gesichert.
Einfach, transparent und für Ihr Geschäft optimiert
Das System meldet sich mit Ihrem Firmennamen und fragt freundlich nach dem Anliegen des Anrufers.
Je nach Anfrage werden Name, Kontaktdaten, Art des Anliegens und Dringlichkeit erfasst.
Bei Terminwünschen prüft das System Ihren Kalender und schlägt freie Zeiten vor. Der Kunde bestätigt – fertig.
Sie erhalten eine E-Mail oder SMS mit allen wichtigen Informationen. Termine erscheinen automatisch in Ihrem Kalender.
Dringende Fälle oder spezielle Anfragen können direkt an Sie oder einen Mitarbeiter weitergeleitet werden.
Situation: Frau Schmidt ruft an und möchte einen Termin für den TÜV.
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Das System fragt: „Welches Fahrzeugmodell? Wann hätten Sie Zeit?"
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Ergebnis: Frau Schmidt wählt aus drei freien Terminen, bestätigt per Knopfdruck. Termin ist gebucht, Sie arbeiten weiter ohne Unterbrechung.
Komplettservice: Setup + laufende Betreuung
Einmalig
Ab ... / Monat
Hinweis: Das System arbeitet selbstständig. Sie zahlen eine monatliche Pauschale – keine versteckten Kosten pro Anruf oder Minute.
Ehrliche Einschätzung – damit Sie wissen, ob es für Sie passt
Das System nutzt moderne Sprachtechnologie und klingt natürlich und freundlich. Die meisten Anrufer merken nicht, dass sie mit einem System sprechen. In Tests reagieren Kunden positiv – entscheidend ist, dass ihr Anliegen schnell und zuverlässig bearbeitet wird.
Das System erkennt, wenn eine Anfrage nicht automatisch bearbeitet werden kann. In diesen Fällen nimmt es die Kontaktdaten auf und Sie rufen zurück – oder es leitet den Anruf direkt an Sie weiter, wenn Sie das wünschen.
Ja. Wir binden das System an Ihren bestehenden Kalender an – egal ob Google Calendar, Outlook, Apple Kalender oder andere gängige Lösungen. Termine werden automatisch synchronisiert.
Nach unserem Erstgespräch dauert die Einrichtung in der Regel 1-2 Wochen. Danach folgt eine Testphase, in der wir gemeinsam optimieren. Insgesamt sind Sie nach ca. 3-4 Wochen komplett startklar.
Die Kosten setzen sich zusammen aus einem einmaligen Setup (Einrichtung, Konfiguration, Schulung) und einer monatlichen Pauschale für Betrieb und Betreuung. Die genauen Preise hängen von Ihren Anforderungen ab – kontaktieren Sie uns für ein individuelles Angebot.
Nach der Einrichtung läuft der Service mit einer Kündigungsfrist von 30 Tagen. Wir möchten, dass Sie vom System überzeugt sind – nicht durch lange Verträge gebunden.
Alle Anrufdaten werden verschlüsselt übertragen und nur so lange gespeichert, wie nötig. Sie entscheiden, welche Daten erfasst werden und haben jederzeit Zugriff. Das System ist DSGVO-konform. Mehr Details dazu weiter unten.
Ja, jederzeit. Sie können das System pausieren (z.B. im Urlaub) oder komplett deaktivieren. Ihre Telefonnummer bleibt dabei unverändert – es läuft dann einfach wie vorher.
Kein Problem. Das System kann Anrufe jederzeit an Sie oder Ihre Mitarbeiter weiterleiten. Sie legen fest, wann und unter welchen Bedingungen das passieren soll.
Ja. Das System kann mit mehreren Kalendern arbeiten und Anrufe je nach Verfügbarkeit oder Zuständigkeit verteilen. Das besprechen wir im Erstgespräch.
So starten Sie mit Ihrem KI-Telefonsekretariat
Wir besprechen Ihre Anforderungen: Wie viele Anrufe? Welche Abläufe? Welche Fragen kommen häufig? Was soll das System können?
Wir richten das System ein, binden Ihren Kalender an und passen die Gesprächsabläufe an. Sie testen ausgiebig und wir optimieren gemeinsam.
Das System geht live. In den ersten Wochen überwachen wir die Anrufe, optimieren nach und stellen sicher, dass alles reibungslos läuft.
Sicherheit und Offenheit stehen bei uns an erster Stelle
Hinweis für hochsensible Branchen: Für Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater und ähnliche Berufe mit strengen Schweigepflicht-Anforderungen befinden wir uns noch in der Prüfungsphase. Wenn Sie aus so einer Branche kommen, sprechen Sie uns bitte direkt an – wir beraten Sie ehrlich, ob und wie das System für Sie einsetzbar ist.
Lassen Sie uns in einem kostenlosen Erstgespräch herausfinden, ob das KI-Telefonsekretariat zu Ihrem Betrieb passt